Gemba

Z japońskiego jest to “miejsce zdarzenia”, “miejsce wykonywania pracy”. W koncepcji Lean termin ten został użyty do oznaczenia miejsca, w którym

bezpośrednio wykonywana jest praca lub dokładniej, miejsca, w którym  tworzona jest wartość dla konsumenta.

Dla zespołów rockowych gemba to studio nagrań. Dla zespołów Formuły 1 gemba jest wszędzie tam, gdzie jest samochód. Dla producentów jest to hala fabryczna i tak dalej. Innymi słowy, to właśnie tam dokonuje się prawdziwa praca, dzięki czemu można ją obserwować i analizować.

W zarządzaniu jakością, jeśli wystąpi problem, inżynierowie powinni zrozumieć wpływ całego problemu i zgromadzić dane o problemie ze wszystkich źródeł. W przeciwieństwie do ankiety czy prostego przetwarzania statystycznego, gemba żąda zebrania wszystkich danych przed przetworzeniem, bezpośrednio z miejsca zdarzenia. W tym celu wymagane są tak zwane spacery w gemba.

Gemba Walk

Gemba Walk to koncepcja opracowana przez Taiichi Ohno, który często jest uważany za ojca Just in time. Spacery Gemba to technika zarządzania stosowana przede wszystkim przez japońskich menedżerów do radzenia sobie z codziennymi problemami bardziej efektywnie. To ważne narzędzie jest często niedoceniane, ale jest niezwykle potężne.

Gemba Walk jest istotną częścią filozofii Lean Management. Jego początkowym celem jest umożliwienie menedżerom i liderom obserwowania faktycznego procesu pracy, angażowania pracowników, zdobywania wiedzy na temat procesu pracy i odkrywania możliwości ciągłego doskonalenia.

Opracowując taką koncepcję, Ohno stwarza realną szansę dla kadry kierowniczej na opuszczenie codziennej rutyny, zobaczenie produkcji oraz budowanie relacji z pracownikami w oparciu o wzajemne zaufanie.

Warto zwrócić uwagę na 3 ważne elementy tego narzędzia:

1. Idź i zobacz. Główną ideą spaceru po Gembie są menedżerowie i liderzy na każdym poziomie zarządzania, którzy regularnie chodzą po hali i angażują się w wykrywanie marnotrawstw.
2. Zapytaj dlaczego. Głównym celem Gemba Walking jest szczegółowe zbadanie strumienia wartości i zlokalizowanie jego problematycznych elementów poprzez aktywną komunikację. Dobry przywódca zawsze chętniej słucha niż rozmawia. Można użyć techniki 5 Why, aby zidentyfikować problematyczne części procesu.
3. Szanuj ludzi. Pamiętaj, że spacer Gemba nie jest spacerem szefa. Wskazywanie palcami i obwinianie ludzi to dokładnie to, czego nie możesz robić. Nie jesteś tam, aby obwiniać czy oceniać wyniki. Jesteś tam, aby współpracować z zespołem i wspólnie znajdować problemy. Staraj się skupić na poszukiwaniu słabych punktów procesu, a nie ludzi.

7 dobrych nawyków podczas Gemba Walk

Zanim przejdziesz przez halę produkcyjną, musisz zrobić plan i postępować zgodnie z instrukcjami. Plan powinien zależeć od twoich celów i zadań.

Czasami spacer może być nieuporządkowany, na przykład, jeśli jesteś nowy w organizacji, podczas gdy w innych przypadkach twój plan będzie znacznie bardziej precyzyjny, gdy będziesz bardziej zaznajomiony ze szczegółami. Ważne jest to aby zawsze mieć plan Gemba Walking.

1. Wybierz temat. Po przyjściu do Gemba musisz wybrać temap. Pomoże Ci on skoncentrować wszystkie wysiłki i być skutecznym. Istnieją różne tematy, które możesz chcieć zbadać, takie jak: wydajność, efektywność kosztowa, bezpieczeństwo itd. Aby być jak najbardziej precyzyjnym, musisz również przygotować listę pytań, które będziesz zadawać.
2. Przygotuj swój zespół. Zespół, który będzie obserwowany, powinien być przygotowany na to, co się wydarzy. Wszyscy członkowie zespołu muszą rozumieć, że spacer Gemba jest powszechnym procesem, w którym ostatecznym celem jest ciągłe doskonalenie. W ten sposób pracownicy poczują się znacznie lepiej i będą chętniej współpracować.
3. Skoncentruj się na procesie, a nie na ludziach. Musisz pamiętać, że Gemba Walking nie jest właściwym czasem do oceny wydajności twojego zespołu. Głównym celem jest obserwowanie, rozumienie i ulepszanie procesu. Jeśli skupisz się na osobistych zdolnościach ludzi, napotkasz opór.
4. Bądź tam, gdzie znajduje się strumień wartości. Podążanie za łańcuchem wartości zapewni najlepsze możliwości identyfikacji obszarów o dużym potencjale działalności związanej z marnotrawstwem. Wyeliminowanie tych czynności pomoże poprawić ogólną wydajność.
5. Zapisz swoje obserwacje. Niczego nie sugeruj podczas spaceru. Zapisz wszystko, co zwróci Twoją uwagę, lub nawet nagraj je za pomocą smartfona. W niektórych przypadkach prawdopodobnie będziesz miał ochotę zaproponować rozwiązanie natychmiast, ale byłoby to błędne. Pozostaw analizę na później. Będziesz o wiele bardziej precyzyjny po zebraniu wszystkich dostępnych faktów. Co więcej, szeroki przegląd może zaoferować możliwości wykorzystania skutecznych narzędzi do rozwiązywania problemów, takich jak cykl PDCA.
6. Dodatkowa para oczu . Dobrym pomysłem może być zaproszenie kolegi z innego działu. Ktoś, kto ma zupełnie inne codzienne zadania. Ludzie, którzy są mniej zaznajomieni z procesami, zwykle mają świeży punkt widzenia i zadają różne pytania, których zwykle się nie zadaje.
7. Komunikacja wyników. Nawet jeśli nie znajdziesz nic ważnego podczas spaceru Gemba, musisz podzielić się z zespołem tym, czego się nauczyłeś lub zobaczyłeś. W przeciwnym razie zespół będzie miał wrażenie bycia obserwowanym. Jeśli zamierzasz podjąć działania po zakończeniu spaceru, poinformuj zespół o nadchodzących zmianach i dlaczego są one konieczne.

Analiza wyników po spacerze Gemba

Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania w oparciu o obserwacje po spacerze Gemba, będziesz potrzebował trochę czasu na uporządkowanie swoich myśli i notatek. Informacje zwrotne są ważne, ale wcześniejsze opinie mogą być katastrofalne. Oto dlaczego musisz usiąść z zespołem kierowniczym i dokładnie przeanalizować sytuację. Możesz nawet zaprosić niektórych pracowników, których obserwujesz. Na przykład ci, którzy przekazali ci najbardziej wnikliwe informacje. Wykorzystaj wszystkie zebrane dane w ramach ciągłego procesu doskonalenia, zwanego także kręgiem Gemba Kaizen. Jest to spotkanie organizowane po każdym spacerze Gemby, które może obejmować kilku uczestników z różnych działów. Głównym celem jest uzyskanie jak największej liczby różnych punktów widzenia w celu podjęcia najlepszej decyzji. Decyzja, która rzeczywiście przyniesie poprawę. Ważne jest, aby poruszać się po hali i zbierać wnikliwe informacje o tym, co należy poprawić. Jednak najważniejsze jest, aby wrócić tam, gdzie zacząłeś. Spacer po Gembie zamyka pętlę i okazuje szacunek ludziom, którzy byli obserwowani. Ułatwi to prowadzenie udanego Gemba Walking w przyszłości.

Zalety Gemba Walking

Regularne wykonywanie spacerów Gemba może przynieść kilka istotnych korzyści, takich jak:

• Budowanie stabilnych relacji z tymi, którzy faktycznie wykonują pracę i tworzą wartość.
• Identyfikowanie problemów i znacznie szybsze podejmowanie działań na rzecz ciągłego doskonalenia.
• Jasne przekazywanie celów i zadań prowadzących do zwiększenia zaangażowania pracowników.

Zobacz też

• Genchi Genbutsu - idea: idź i zobacz miejsce akcji