Schemat blokowy Swimlane
Firmy często mają wewnętrzne lub zewnętrzne wymagania dotyczące dokumentacji procesu. Schematy blokowe są doskonałym narzędziem do tych celów. Od raportów standardowych po przestrzeganie przepisów rządowych, korzystanie ze schematu blokowego może być znacznie wydajniejsze niż w przypadku pisemnej relacji.
Oto kilka przykładów zewnętrznych nacisków, które wymagają dokumentacji procesowej:
- BPM Automation: Dokumentowanie procesów jest warunkiem wstępnym automatycznego BPM (Business Process Management).
- ERP: Dokumentowanie procesów jest wymagane w ramach implementacji planowania zasobów przedsiębiorstwa.
- Sprzedaż firmy: Dokumentowanie procesów jest ważnym przygotowaniem przy pozycjonowaniu firmy do ewentualnej sprzedaży.
- Zgodność: Różne przepisy i organy regulacyjne często wymagają obszernej dokumentacji procesowej.
- Klienci: Niektórzy klienci mogą wymagać certyfikacji ISO lub innych certyfikatów jakości jako warunku koniecznego do prowadzenia działalności.
Mogą również istnieć wewnętrzne powody użycia schematów blokowych do procesów dokumentów.
- Elastyczność: zarówno nowi, jak i obecni pracownicy mogą od razu nauczyć się właściwego sposobu wykonywania każdej pracy.
- Jakość: Jeśli wszyscy członkowie zespołu wykonują pracę w ten sam sposób za każdym razem, wynik jest przewidywalny i spójny.
- Widoczność: Kierownictwo może dokładnie zobaczyć, w jaki sposób każde zadanie ma być wykonane.
- Usprawnienie procesu: Nie możesz poprawić sposobu, w jaki Twoja organizacja wykonuje swoją pracę, dopóki nie poznasz obecnej wersji procesu
Podstawowy schemat często wystarcza do dokumentacji procesu. Jednak w przypadkach, gdy procesy mają wiele etapów, działają w różnych działach lub mają inne oddzielone kategorie, najlepszym rozwiązaniem może być schemat blokowy swimlane. Oddziela on wizualnie te kategorie, jak pokazano na poniższym diagramie.
